Almacenamiento de archivos en monday.com: la guía completa para agencias y equipos

Como consultora de monday.com que lleva más de seis años implementando la plataforma, he visto de primera mano cómo los equipos utilizan (y a veces hacen un mal uso) de monday.com para el almacenamiento de archivos. Mientras que monday.com poder administre documentos y activos livianos, es no está diseñado para el almacenamiento pesado de activos digitales a largo plazo. En esta guía, responderemos a las preguntas más frecuentes sobre el almacenamiento de archivos en monday.com y compartiremos las mejores prácticas basadas en el uso real.

1. ¿Puedes almacenar archivos directamente en monday.com?

Sí, monday.com te permite adjuntar archivos directamente a los artículos mediante el Columna Archivos, Actualizaciones o la vista Galería de archivos. Puedes subir archivos desde tu ordenador o vincular un almacenamiento externo, como Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box.

2. ¿Qué tipos y tamaños de archivos se admiten?

Puedes subir virtualmente cualquier tipo de archivo — documentos, hojas de cálculo, imágenes, archivos de diseño, vídeos, archivos ZIP, etc. Sin embargo, hay un tamaño máximo de archivo de 500 MB por archivo cuando se carga de forma nativa. Si necesitas subir activos de mayor tamaño, debes: ciérralos primero o almacenarlos externamente y enlaza a ellos.

3. ¿Cuánto almacenamiento total incluye cada plan de monday.com?

El almacenamiento de archivos no es ilimitado. La cantidad de almacenamiento varía según el plan:

• Plan gratuito: Aproximadamente 500 MB de almacenamiento total: adecuado para un uso muy ligero (por ejemplo, archivos PDF pequeños, documentos).
• Plan básico: Aproximadamente 5 GB de almacenamiento total: suficiente para imágenes y documentos pequeños, pero limitado para activos más grandes.
• Plan estándar: ~ 20 GB: mejor, pero aún así no es ideal para equipos con mucho contenido multimedia.
• Plan Pro: Aproximadamente 100 GB: útil para un uso medio, pero puede llenarse rápidamente con contenido multimedia enriquecido.
• Empresa: Hasta aproximadamente 1 TB o más, según los acuerdos personalizados: es mejor para un almacenamiento más pesado, pero no sustituye al DAM.

Nota: Estos límites se aplican a archivos almacenados, no enlaces. Si enlazas archivos desde Google Drive o SharePoint, no se tienen en cuenta para la cuota de almacenamiento de monday.com.

4. ¿El almacenamiento de archivos afecta al rendimiento de la placa?

Según mi experiencia, sí — cuando los tableros contienen cientos o miles de archivos adjuntos pesados, el rendimiento puede ralentizarse considerablemente. Los tableros con más de 1000 elementos y docenas de archivos adjuntos pueden volverse lentos, especialmente para los usuarios de planes de nivel inferior. No se trata de un defecto de monday.com, sino de una limitación del diseño del producto. monday.com optimiza la gestión de tareas y flujos de trabajo, no el almacenamiento de activos a nivel de DAM.

Para las agencias creativas que generan imágenes, vídeos y borradores de diseño de gran tamaño, esto significa:

• El almacenamiento nativo de archivos es ideal para resúmenes, previsualizaciones ligeras, imágenes de comentarios y clips cortos.
• Los activos grandes o finales deben estar en el almacenamiento en la nube (Google Drive/SharePoint/DAM).

Enlazar archivos pesados en lugar de subirlos directamente conserva tus tableros rápido, limpio y manejable.

5. ¿Puedes organizar y encontrar archivos fácilmente?

Sí, monday.com ofrece varias vistas:

• Vista de archivos: vea todos los archivos adjuntos de un tablero en un solo lugar.
• Galería de archivos: navegación visual de los archivos adjuntos.
• Pestaña Archivos: ver todos los archivos adjuntos a un elemento específico.

Ayudan a un acceso rápido, pero cuantos más archivos adjuntes, más difícil será administrarlos dentro comparación de monday.com con un sistema de almacenamiento dedicado.

6. ¿Puedes controlar quién puede ver y descargar los archivos?

Sí, el acceso a los archivos sigue el procedimiento de monday.com permisos de tablero y espacio de trabajo. Los tableros pueden ser privados, compartirse con los invitados o estar abiertos a todos los miembros del equipo interno. La vinculación del almacenamiento externo añade una capa adicional de control de permisos, ya que puedes establecer quién puede ver o editar los archivos en la plataforma de origen.

7. ¿Cómo debe almacenar los archivos una agencia creativa?

Este es un flujo de trabajo que he implementado correctamente:

1. Trabaja y colabora en monday.com:
   • Resúmenes, ciclos de comentarios, borradores, anotaciones.
   • Archivos de previsualización breves (optimizados para su visualización en la web).
2. Almacene archivos pesados externamente:
   • Los recursos finales (vídeos de alta resolución, archivos de diseño en capas, colecciones de imágenes de gran tamaño) residen en Google Drive//SharePoint/DAM.
3. Enlace desde monday.com:
   • En lugar de subir, pega el enlace de archivos en la nube a un tipo de archivo o columna de enlace.
   • Esto hace que las placas sean livianas, evita que se alcancen los límites de almacenamiento y mantiene el rendimiento responsivo.

Esta estrategia híbrida te brinda la visibilidad y el contexto de flujo de trabajo que necesitas en monday.com, sin el lastre de almacenar activos pesados. Es especialmente útil para las agencias que se ocupan de un trabajo creativo continuo.

8. ¿Existen herramientas que ayuden a administrar el almacenamiento de archivos?

Sí, herramientas de terceros como Ahorrador de almacenamiento descarga automáticamente archivos de monday.com al almacenamiento en la nube y sustitúyelos por enlaces, lo que te ayuda a mantenerte por debajo de los límites de almacenamiento y a mantener las tablas optimizadas.

Además, aplicaciones como Galería de archivos avanzada ayudan a organizar y visualizar los archivos adjuntos de forma más eficaz en monday.com.

9. ¿Cuántos archivos puedes subir a un tablero?

Hay un límite de cantidad de archivos a nivel de plataforma (históricamente se ha considerado que era de aproximadamente 20 000 archivos por placa). Si bien los detalles pueden cambiar, esto subraya que monday.com no es un DAM escalable por diseño. Si tienes cerca de decenas de miles de archivos adjuntos, considera el almacenamiento externo con referencias enlazadas dentro de monday.com.

10. ¿Cuándo? no debería ¿guardas archivos en monday.com?

Basado en implementaciones reales:

• Recursos creativos finales (vídeo de gran tamaño, imágenes de alta resolución, archivos de diseño en capas)
• Archivos del proyecto con miles de activos
• Bibliotecas multimedia centrales para productos a clientes

En estos casos, confía en Google Drive, SharePoint, un DAM dedicado o un almacenamiento en la nube, y enlaza desde monday.com para ver el contexto y el seguimiento.

‍